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檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇一

為加強精神文明建設規范化、經常化、制度化、標準化管理，不斷提升精神文明建設的質量和水平，根據上級有關精神文明建設的規定，特制訂精神文明建設檔案管理規定。

一、立卷歸檔內容：

(一)總結歸劃類(文明建設班子重視程度)

1.班子研究精神文明建設(兩次以上)工作會議記錄；

2.精神文明建設組織機構設置情況；

3.各項工作計劃、意見等；

4.各項工作半年、年終總結；

5.精神文明建設信息簡報；

(二)創建活動類

6.思想道德教育計劃、教材、考核記錄；

7.科普、計劃生育、衛生健康、法制教育等資料；

8.知識競賽、演講比賽等活動資料；

9.文明家庭、文明樓院評選資料；

10.開展文藝活動資料；

11.開展體育活動資料；

12.開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；

13.支持社會公益事業、積極參加文明城市建設的資料；

14.樹立先進典型資料；

(三)管理類(規章制度)

15.制訂的各項制度、規范等；

16.落實各項制度、規范資料；

(四)榮譽類

17.取得各項榮譽的有關資料(文件、證書)；

二、立卷歸檔要求

按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設檔案資料，街道各部門（單位）于每月的月底前將收集到的資料經驗收合格后交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設資料，按有關要求進行分類整理，于下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。

檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇二

泰州市歌德電商職業培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內容：目錄、培訓教師聘用“協議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內容材料：

1、卷宗目錄

2、教學工作總結

3、開辦培訓班的有關文件（計劃、報告、批文等）

4、教學大綱

5、教學計劃表

6、教學計劃執行表

7、學員登記表

8、學員考勤

9、監考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學員學籍登記表

13、證書發放審核備案表

14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規范填寫。表內所列內容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內容的在卷宗目錄欄內予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業后交職工培訓部登記后轉學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓機構都必須建立企業領導人員和后備人才培訓檔案，內容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內容、考試考核結果、個人論文、后續學歷證書（復印件）等。

檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇三

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由辦公室統一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規劃、計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇四

山西省食品安全風險監測檔案管理制度

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監測資料管理工作，確保檔案的規范性、完整性、準確性和系統性，便于信息查詢和開展督導工作，特制訂本制度。

一、適用范圍

本制度適用于山西省食品安全風險監測工作涉及的省、市、縣級衛生行政部門、疾控機構、醫療機構的有關科室及參與監測工作的其它部門與機構。

二、管理原則

1.科學建檔：各機構應按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

2.規范整理：各機構應按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應參照本制度第三部分要求完成。

3.及時歸檔：各機構應該各項工作完成后一個月內完成歸檔。

4.集中管理：各機構食品安全風險監測工作檔案應實行專柜、專檔保存。

5.專人負責：各機構具體承辦科室應指定專人負責檔案管理。有關工作承擔人員應根據所承擔的工作，及時收集、整理有關資料，并交由專人集中管理。

三、資料分類方法

歸檔資料指所有與食品安全風險監測工作有關的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業務資料等。

（一）管理資料：主要是指開展食品安全風險監測有關管理工作中，所產生的資料。包括管理體系和制度建設、監測隊伍建設、收發文件、監測方案及實施方案、工作計劃、工作總結、督導報告、數據分析報告、簡報等。可參照如下內容分類歸檔。

1.體系建設：包括管理體系、組織機構圖、管理制度、體系內各機構和人員職責分工、運轉流程等。

2.來文：本機構收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）。可以按照發文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

3.發文：指本機構發出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等。可

1以按發文時間排序。

4.監測方案和實施方案：可以按照時間分類。

5.工作總結和數據分析報告：包括季度和工作總結、數據分析報告，可以按照時間分類。

6.監測隊伍建設：包括人員外出和內部接受培訓情況、培訓班資料等。可以按照時間分類。

7督導資料：包括督導方案、現場記錄表及督導報告等資料，按時間排序。督導資料整理時，應包括通知、日程、督導方案（背景、目的、組織與實施、督導內容、考核標準、人員分工）、現場工作記錄、督導報告、影像資料及其他相關資料。

8.工作動態/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報。可以按照編寫單位分類，每類按時間排序。

（二）業務資料

1.活動資料：主要反映監測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關資料應集中保存。可按照活動類型分類，每類按時間排序。

每項活動檔案資料中應包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結（時間、地點、參會人員、主要目的、內容、相關評價）、影像資料及其他相關資料。

2.技術資料：主要是與監測工作有關的業務資料。包括技術指導手冊等技術性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業務資料。

四、資料保存形式

可分為紙質檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案和資料匯編等。各類形式檔案資料應分別保存，每類形式資料應參照上述方法分類保存，且分類方法要保持一致。

1.紙質檔案：以檔案盒的形式保存。

2.電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內。

3.聲像資料檔案：指與監測工作有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式分別保存。

4.資料匯編：一個自然結束后，可對全年資料進行統一裝訂，形成資料匯編。

紙質檔案、資料匯編和聲像資料檔案應在資料檔案盒內注明本盒資料類別和資料信息（見附件1），電子文檔可以文件夾和文件名稱表示資料類別和時間、內容等基本信息，上述信息應與紙質資料檔案信息一覽表內容保持一致，以便于資料查閱。

每個檔案盒/袋內應有借閱情況表（見附件2），包括所借閱資料名稱，借閱日期，借閱人簽字、歸還日期以及保管人簽字等。

五、本制度自2012年3月1日起執行。

附件：1.卷內目錄2.借閱情況表

卷內目錄

借閱情況表

檔案管理制度匯編 檔案管理制度及流程篇五

檔案管理制度 1目的

各職能部門及下屬其他部門各項檔案資料是部門行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范、加強檔案管理、理順工作程序，明確工作職責，保證檔案的完整、準確、系統與安全，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案工作規范》等法律法規，結合本企業實際情況，特制定本制度。2適用范圍

適用所屬職能部門及下屬其他部門。5.檔案管理制度

5.1.2根據各部門職能特點,特制定歸檔范圍。

5.1.3未在目錄中體現的文件資料，由各部門經理判定是否應作為檔案存檔并判定其保存期限及保密等級。

5.1.4因財務人事檔案的特殊性，本制度中未特別規定，請財務人事參考本制度，管理本部門檔案。

5.2檔案的歸檔要求

5.2.1凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后順序排列好。

5.2.2歸檔文件的制成材料應有利于長久保存，用紙、用筆規范（使用黑色碳素筆），字跡清晰。（因記錄類檔案多且保存期限短，基于成本考慮，允許使用圓珠筆）。5.2.3歸檔的文件應為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

5.2.4圖片、光盤、視頻等檔案歸檔時應附帶相應文字說明。外文材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

5.2.5歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。利用頻繁的檔案，使用部門可留存掃描件。

5.2.6歸檔文件應檢查，需蓋公章的是否已蓋公章。5.3檔案的歸檔時間 5.3.1立即(當日)歸檔

5.3.1.1外來文件及公司內部發文處理完畢后應立即(當日)歸檔。5.3.1.2質量認證、資質證書、合同協議等文件應隨時(當日)歸檔。

5.3.1.3外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后應立即(當日)歸 5.3.1.4光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后立即(當日)歸檔，或可與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

5.3.1.5更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應立即(當日)歸檔。5.3.2定期歸檔

5.3.2.1按月歸檔（1）經營管理工作、生產技術管理工作中形成的文件應在處理完畢后第二月月初(10號前)歸檔。

5.3.2.2按年歸檔（1）記錄類檔案在第二年一月歸檔。

5.3.2.3按階段歸檔（1）項目建設文件可分階段、單項歸檔。（2）產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。5.4檔案的保存期限

5.4.1檔案保管期限應根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

5.4.2檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。按照中華人民共和國檔案行業標準da／t 42—2009：《企業檔案工作規范》及有關規范結合公司的實際情況編制本公司檔案保存期限。

5.4.2.1永久保管檔案。凡是反映企業主要職能活動和歷史面貌，對企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

5.4.2.2定期保管檔案。凡是反映企業一般工作活動，在一定時間對本企業各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年、10年、5年、3年、2年等。5.5檔案的密級劃分

5.5.1公司檔案密級分為：絕密、機密、非機密。

5.5.1.1絕密是指與公司生存、生產、科研、經營、人事有重大利益關系，如果泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案資料。

5.5.1.2機密是指與本公司的生存、生產、科研、經營、人事有重要利益關系，泄露會使公司安全和利益遭到損害的檔案資料。

5.5.1.3非機密是指與本公司生存、生產、經營、科研、人事利益關系較小，如果泄露會使公司的安全和利益遭受損害的可能性很小的檔案資料。5.6檔案的整理 5.6.1檔案的立卷

5.6.1.1卷內文件材料按照批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.6.1.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。5.6.1.3卷內文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。5.6.1.4案卷必須按規定的格式逐件填寫文件目錄

5.6.1.5 管理檔案需要添加盒脊檔案盒脊，盒脊的內容包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、檔案室號、檔案館號、盒號。

5.6.1.6 科技檔案的案卷封裝，需要添加案卷盒脊。案卷盒脊包括保管期限、檔號、案卷題名、起止日期。5.6.2 檔案的編號 5.6.2.1 編號示例：

檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案編號由英文 字母及阿拉伯數字組成，根據內容性質不同共分為管理類檔案與科技類檔案。（1）管理類檔案:即文書檔案。是機關、團體、企事業單位在行政管理實務活動 中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括請示、報告、批復、通知、信函會議紀要、計劃、總結等。

（2）科技類檔案：科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產 技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材 料等科技文件材料。專業性是科技檔案最突出的特點之一。如生產技術檔案、設 備檔案、基本建設檔案等。5.6.3 盒脊填寫制作 盒脊填寫說明：

（1）全宗號 ：由于本企業現未有全宗號，故暫時不填寫；（2）年度：盒內檔案所屬年度，如“2015”；（3）保管期限 ：立卷時劃定的案卷保管期限，如：永久、年、10 年、5 年等。可加入保密等級。如：“永久（機密）”（4）機構（問題）：檔案所屬部門及具體問題

（5）起止件號：盒內文件的起止號碼，如盒內有本檔案的 002、003、004、005、006、007、008、009 號文件則為：“002～009”。（6）室：檔案所歸屬存放的檔案室名稱，如：檔案一室（綜

合辦檔案室），則填“一”，如暫存于本部門檔案柜，此處暫時不填；（7）館：為發展而保留，暫時不填；

（8）盒號：原則上在檔案架上所屬的流水編號（檢索與統計時用，與起止件號不同）。5.6.3.2盒脊填寫說明：

盒脊填寫說明：（1）保管期限：應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限，可加入保密等級。如：“永久（機密）”（2）檔號：由一級類目代碼，二級類目代碼、三級類目代碼、四級類目代碼、案卷號組成。（3）案卷題名：應簡明、準確的揭示卷內科技文件的內容，主要包括項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。（4）起止日期：應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間——年、月（年度應填寫四位數字，下同）

5.6.4卷內文件目錄

5.6.4.1文件目錄填寫說明：

（1）機構問題：檔案分類、年度、機構問題。（2）件號：文件件號。（3）責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關。（4）文號：發文的字號等。（5）題名：文件標題。（6）日期：應填寫文件的形成日期。（7）頁數：填寫文件的頁數。5.6.4.2文件目錄填寫說明：

（1）檔號：應填寫分類號+案卷號（2）序號：用阿拉伯數字從001起依次標寫卷內文件的材料件數的次序。（3）文號：應填寫文件的文號，圖樣的圖號，設備的代號，項目代號等。（4）責任者：填寫文件的形成部門或主要責任者。（5）題名：應填寫文件材料的全稱。（6）日期：應填寫文件的形成日期。（7）頁數：填寫文件的頁數。5.6.5備考表填寫說明：

盒內備考表填寫說明：（1）由立卷（盒）人填寫卷內文件數及文件頁數等情況，案卷立好后發生或發現的問題由立卷（盒）人或相關檔案管理人員填寫說明并簽名標注時間。（2）互見號：應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。（3）立卷（盒）人：由組成本卷的責任者簽名。（4）檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。（5）歸檔時交送卷（盒）內備考表紙質版一份。5.7檔案的移交

5.7.1事業部無統一檔案室，各部門可將檔案暫存于本部門檔案柜內。5.7.2其他部門有統一檔案室的，各部門按規定將檔案整理完畢后統一移交到綜合辦檔案室（檔案一室）。無檔案室的，可將檔案暫存于本部門檔案柜中。

5.7.3各職能部門需歸檔到事業部/其他部門綜合辦的檔案，由各職能部門提報月歸檔計劃，按計劃按時移交檔案。5.7.4移交手續：

5.7.4.1各部門應按期將檔案交接登記表，隨同已整理好的文件向事業部/其他部門綜合辦移交。

5.7.4.2綜合辦專職檔案管理員應認真核對，并檢查檔案質量。接收電子檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質檔案的一致性。雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。重要檔案移交時應由移交部門編寫說明，并經部門負責人審核簽字。

5.8檔案的借閱 5.8.1檔案的借閱

5.8.1.1借閱審批：（1）事業部綜合辦專職檔案員和其他部門綜合辦專職檔案員負責對保密等級和檔案管理部門進行判定。

（2）絕密檔案在公司內部的借閱必須由各部門檔案借閱人填寫檔案借閱/借出申請單，的絕密檔案借閱由事業部綜合辦專職檔案員審核、借閱部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，綜合辦主任審核，提報主管副總裁審批；其他部門的絕密檔案借閱由其他部門綜合辦檔案管理員審核、借閱部門經理、檔案歸屬部門經理審核，其他部門廠長復核，生產總監復核、提報主管副總裁審批。（3）機密檔案在公司內部的借閱必須由借閱人填寫檔案借閱/借出申請單由事業部綜合辦專職檔案員審核、本部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，送事業部綜合辦主任審批（合同檔案需內控督查部經理審批）。其他部門的機密檔案由其他部門綜合辦專職檔案員審核、本部門經理審核，檔案歸屬部門經理審核，送其他部門綜合辦主任審批（合同檔案需其他部門廠長審批）。（4）非機密檔案在公司內部借閱、復制無需走審批手續。（5）檔案不可直接對外借閱,外來人員借閱/借出檔案，由對接部門提報檔案借閱申請外來人員檔案借閱/借出申請單),對接部門經理寫清情況簽字審核，非合同檔案在事業部借閱由事業部綜合辦主任審核并判定是否需要副總裁審批，非合同檔案在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需要副總裁審批；合同檔案在事業部借閱由內控督察部經理審核并判定是否需副總裁審批，合同檔案如在其他部門借閱由廠長審核并判定是否需副總裁審批。如需審批、經領導審批后，方可借閱、借出。如不需要，可直接對外借閱、借出。（6）機密檔案借閱時，經各部門領導審核確認情況特殊的，需簽到副總裁。（7）絕密、機密級檔案已實現oa線上借閱歸還功能，借閱線上審批流程同上。借閱審批通過后，借閱人需將借閱申請、審批記錄打印成紙質文件提交檔案管理員，審批憑證需永久留存備查。如系統問題等原因不能實現線上借閱，可補用線下檔案借閱/借出申請單，檔案借閱/借出登記表等。（8）合同檔案借閱可根據借閱人需求，有針對性提供相應信息頁。5.8.1.2借閱登記

（1）借閱人在檔案借出及歸還時均需填寫檔案借閱/借出登記表，檔案歸還時，檔案管理員需認真核查歸還檔案，核查無異后，檔案管理員在檔案借閱/借出登記表上簽字確認，檔案歸檔。檔案借閱/借出登記表由檔案管理員永久留存備查。

5.8.1.3借閱要求（1）借閱/借出時除應按要求進行審批登記外，借閱時間一般不得超過4個小時，借出檔案應當日返還，因情況特殊，需長時間借閱的，借閱前需特殊說明。（2）借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。（3）借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（4）檔案使用應注意安全保密。5.9檔案銷毀

5.9.1任何個人或部門非經允許不得銷毀檔案資料。

5.9.2檔案到期需銷毀時，事業部由檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經理、事業部綜合辦主任審核，主管副總裁審批后方可執行；其他部門各檔案管理部門專（兼）職檔案管理員填寫檔案銷毀審批單，交由檔案歸屬部門經理、其他部門綜合辦主任審核，其他部門廠長審核，提報主管副總裁審批后方可執行。

5.9.3經批準銷毀的檔案，檔案管理人員須認真核對，將批準的檔案銷毀審批單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。檔案銷毀審批單與登記表永久保存。5.9.4檔案銷毀，必須由檔案生成部門兼職檔案員與事業部/其他部門綜合辦專職檔案員組成檔案監督銷毀小組，監督檔案銷毀。5.9.5保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值的；應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

5.10檔案室的管理

5.10.1檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全性。檔案室門、檔案柜門需上鎖、并及時鎖好。任何無關人員未經許可不得進入檔案室。5.10.2檔案入庫前一般應整潔。受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

5.10.3檔案室應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防塵、防光、防曬、防潮、防霉、防高溫、防有害氣體、防有害生物等防護功能。5.11檔案的統計

5.11.1事業部綜合辦組織完成檔案目錄，該目錄為 統一的檔案檢索系統，覆蓋 所有部門及其他部門的各檔案存放區域。

5.11.2每年12月底由 綜合辦下發至各部門檔案統計表，由其他部門專職檔案管理員、各部門兼職檔案管理員負責統計并填寫，綜合辦專職檔案員負責審核并匯總，形成檔案工作統計臺賬。統計臺賬主要內容包括，檔案室藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專（兼）職人員情況，檔案設施、設備情況，檔案銷毀情況。5.12保密原則

5.12.1檔案管理員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動、準確、迅速地為經公司允許的查看者提供檔案資料。5.13檔案工作考核

5.13.1事業部專職檔案員對事業部各職能部門進行檔案檢查，每月一次。對各其他部門檔案工作進行檢查每季度一次。

5.13.2各其他部門專職檔案員對各自其他部門職能部門進行檔案檢查，每月一次。5.13.3檔案檢查內容參見當月檔案檢查表。

5.13.4 綜合辦將對各部門檔案管理情況進行考核，考核不合格的將在周例會、月例會上給予通報批評。

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